Что делает человек, занимающийся личным планированием?

Человек, исполняющий роль планировщика, переводит задачи в формулировки работ, которые должны быть расставлены по порядку и выполнены кем-то (оргзвено) в определенное время. Формулировки работ записываются в такие рабочие продукты как план, график, календарь или другие, в которых описывается горизонт планирования по проекту (по всем реализуемым проектам).

Как задачи переходят в формулировки работы?

Планировщик получает задачи, сформулированные по каждому проекту или выявленные из мимолетных заметок или полученные в течение дня (например, поручения или какие-то срочные задачи). Задачи могут быть по одному проекту или по нескольким. По каждой задаче могут стоять ориентировочные сроки исполнения. В любое время у вас могут возникнуть идеи по возможным задачам и формулировкам работ, которые можно записать в мимолетные заметки, а потом при разборе отнести их в рабочие продукты практики планирования.

Важно понимать разницу между понятиями «задача», «формулировка работы» и «работа». Задача содержит действие, которое должно быть выполнено в рамках проекта. Желательно, чтобы она содержала упоминание метода. Задача становится формулировкой работы, когда известно:

• Кто (оргзвено) или какой исполнитель (ФИО);
• В какой срок;
• В какой роли;
• По какому методу (практике);
• С какими ресурсами (время, деньги);
• Какой рабочий продукт должен получить в результате.

А вот «работа» – это действие, которое будет совершаться оргзвеном в определенное время в реальности. Саму «работу» нельзя путать с «формулировкой работы», а последнюю – с «задачей».

Для того, чтобы правильно сформулировать работу, планировщик должен иметь доступную информацию о наличии ресурсов (времени, средств и комплектующих) и мастерства у исполнителей.

Мы можем рассматривать себя как станок, который может делать одну операцию в определенный период времени. Поэтому надо уметь «подносить» к этому станку формулировки работы, чтобы он не сломался из-за неподходящей формы или чтобы ему не подсовывали сразу несколько работ, которые он не может переварить. К тому же необходимо подавать такие работы, после выполнения которых будет легче выполнить другие работы (или их уже не нужно будет выполнять).

Как расположить работы по времени?

Чтобы профессионально располагать работы по времени, необходимо отдельно изучать такие практики как управление процессами, проектами и кейсами. В этих практиках подробно излагаются теории о том, как формулировать работы и как подходить к выстраиванию работ по времени. В нашем руководстве мы изложим лишь некоторые простые и обобщенные принципы теории планирования.

Обратите внимание на то, что при распределении личных работ по времени у вас есть несколько проектов с определенными задачами, а ваш ресурс времени ограничен. При этом есть разные текущие задачи, которые у вас не выделены в отдельные проекты. Поэтому, наряду с формированием бюджета по времени на неделю, будет важно использовать такой принцип, как устранение многозадачности (избавление от мультитаскинга), что будет означать, в числе прочего, сокращение количества приоритетных проектов.

Также важно отметить, что планировщик работает на разных временных промежутках. Например, он решает, чем ему заняться прямо сейчас: возникло дело на 2 минуты и легче его сделать сразу, чем записывать. Но, с другой стороны, сейчас может быть неудобно прерываться, поэтому можно записать это дело в план на день и продолжить работу по плану. Также планировщик решает, что он будет делать в течение следующего часа, дня, недели, месяца или года. Но чем дальше горизонт планирования, тем менее детально может выглядеть перечень задач.